Der Weg zu nachhaltigeren Treffen: Checkliste für Organisatoren

l) Ist ein physisches Treffen notwendig? Ob der ökologische Fußabdruck eines Treffens angemessen ist, hängt entscheidend von den erwarteten wissenschaftlichen Ergebnissen ab. Optionen wie Telefon- oder Videokonferenzen ermöglichen in vielen Fällen ein physisches Treffen effizient zu ersetzen, wodurch Reisezeit, finanzielle und organisatorische Ressourcen, sowie Auswirkungen auf die Umwelt reduziert werden. Bei weiten Entfernungen sollte digitale Teilnahme der Standard und physische Teilnahme nur für Teambildung gerechtfertigt sein. Meetings, die ausschließlich dem Austausch von Informationen oder allgemeiner Diskussion dienen, können digital organisiert werden.

II) Ist die Logistik für digitale Teilnahmen verfügbar? Selbst bei der Organisation physischer Meetings ist die physische Teilnahme nicht in jedem Einzelfall nötig oder möglich. Eine gute Audio/Video Ausstattung ist entscheidend um aktive digitale Teilnahme möglich zu machen - erst durch sie wird digitale Teilnahme eine echte Alternative. Ausgaben für Equipment hoher Qualität sollten in einem angemessen Verhältnis zu Reisekosten stehen und sollten in der Projektfinanzierung berücksichtigt sein.

lll) Welcher ist der beste Ort? Ist nachhaltiger Transport möglich? Bei der Auswahl des Veranstaltungsortes sollte die Erreichbarkeit einbezogen werden. Die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel und der Bahn sollte gegenüber Flugreisen bevorzugt werden.

lV) Steht am Veranstaltungsort erneuerbare Energie zur Verfügung? Wählt einen Veranstaltungsort, welcher Energie aus erneuerbaren Quellen nutzt. Vernünftige Temperatur-Standards sollten gewählt werden, die das Wohlbefinden der Teilnehmer nicht beeinträchtigen (zu starkes Aufheizen oder Abkühlen sollte vermieden werden).

V) Werden Plastik, Gadgets, und Konferenz-Materialien minimiert? Verwendet Leitungswasser, vermeidet Plastikverpackungen und -Besteck, Druckmaterialien und Give-aways.

VI) Ist nachhaltige Verpflegung sichergestellt (auf Pflanzen-Basis, aus nachhaltiger und ethischer Produktion)? Gesunde Verpflegung auf pflanzlicher Basis sollte der Standard sein, um die Umwelt zu schonen und aus gesundheitlichen Erwägungen. Das Essen sollte von sozialverträglichen und umweltgerechten nachhaltigen Lieferketten bezogen werden, unter Berücksichtigung hoher ethischer Standards. Die Planung einer gesunden, wohlschmeckenden und nachhaltigen Verpflegung kann durch frühzeitige Kontaktaufnahme mit den Caterern und Lieferanten gesichert werden.

VII) Existiert ein Essens-Abfall-Verwertungsplan? Essensabfälle und Überkonsum sollten vermieden werden, zum Beispiel durch Reduzierung der Auswahl und Erstellung eines Essens-Abfallvermeidungs- und Verwertungs Plans.

VIII) Wird das Co-Design des Treffens durch gute Kommunikation zwischen Organisatoren und Teilnehmern gewährleistet? Das Cercedilla Manifesto versteht nachhaltige Meetings als Ergebnis eines co-kreativen Prozesses, der sowohl Organisatoren als auch Teilnehmer einbeziehen muss. Gute Kommunikation zwischen Organisatoren und Teilnehmern ist entscheidend, um die Achtsamkeit zu erhöhen und die angestrebten Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Sowohl digitale als auch physische Meetings mit virtuellen Teilnehmern müssen ihren Kommunikationsstil anpassen. Zum Beispiel ermöglichen virtuelle break-out Gruppen tiefergehende und Alltags-Diskussionen auch in großen digitalen Meetings. Digitale Kollaborations-Tools, die für virtuelle Meetings entwickelt wurden (z.B. gemeinsame zeitgleiche Bearbeitung von Dokumenten) können auch rein physische Treffen bereichern.

Der Weg zu nachhaltigeren Treffen: Checkliste für Teilnehmer

lX) Muss ich reisen, oder ist digitale Teilnahme besser? Sobald Ziele des Treffens definiert wurden und allen bekannt sind, ebenso wie Möglichkeiten der digitalen und physischen Teilnahme, muss jede_r Teilnehmer _in entscheiden, ob eine Reise sinnvoll ist, wobei die Maximierung der Nachhaltigkeit des Treffens berücksichtigt wird.

X) Ist meine physische oder digitale Teilnahme gut geplant? Kann ich meine wissenschaftlichen Ziele erreichen? Unabhängig davon, ob die Teilnahme digital oder physisch erfolgt, muss die Teilnahme am Treffen gut vorbereitet werden.

XI) Wie kann ich während des Meetings zum Einsparen von Energie und anderen Ressourcen beitragen? Jede_r Teilnehmer _in ist für den eigenen Verbrauch an Energie während des Meetings verantwortlich. Dies fängt bei unnötigem Waschen von Handtüchern an, bis hin zum Ausschalten von Licht und elektronischen Geräten, wenn sie nicht gebraucht werden.

XII) Wie kann ich zum Gesamterfolg des Meetings beitragen? Nutze das Meeting gut: wenn die Entscheidung für eine physische Teilnahme gefällt wurde, versuche vom Treffen auf verschiedenen Ebenen zu profitieren: wissenschaftlich, kulturell, und sozial. Behalte immer die Auswirkungen deiner Entscheidungen auf die Umwelt im Auge.